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RPA: 4 fatores onde a Automação de Processos ajuda na produtividade

O desempenho de uma área ou empresa depende de vários fatores, entre eles: dos recursos que ela dispõem, seu ambiente de trabalho e as ferramentas que ela necessita para a execução das atividades. E este último ponto é muito mais importante do que alguns se dão conta. Basta notar como uma ferramenta de automação de processos ajuda a produtividade da sua empresa.

A sigla “RPA” significa “Robotic Process Automation”, que é a aplicação da tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e monótonas dentro do escritório. Cadastro de clientes, montagem de documentos padronizados, entre outras coisas que se traduzem em “copiar e colar”. É um investimento a mais para o negócio, mas um que pode contribuir muito com seu rendimento.

Ainda não está convencido? Então, veja aqui alguns exemplos de como o RPA ajuda a produtividade da empresa.

1. Mais tempo para tarefas de alto valor

Como já dissemos, o RPA é basicamente uma ferramenta de automação. Ele cumpre as mesmas tarefas burocráticas e repetitivas que qualquer colaborador, mas não é capaz de analisar um documento, atender um cliente de forma personalizada nem ajustar certos parâmetros de acordo com situações extraordinárias. Isso é coisa de humano!

Felizmente, ao adotar esse recurso, você também está liberando uma pessoa para trabalhar em coisas de humano. Dessa forma, seu time pode ser mais eficiente no dia a dia, ter menos desgaste e melhorar a qualidade de seus serviços sem dificuldade.

2. Redução de erros e do risco operacional

Praticamente toda atividade envolve algum tipo de risco para a empresa, seja ele grande ou pequeno. Um documento registrado errado ou com assinatura danificada, por exemplo, pode ser algo esquecido ou gerar problemas consideráveis no futuro. Em todo caso, é melhor se prevenir do que arcar com as consequências.

Nesse ponto, o RPA ajuda a produtividade por simplesmente cometer pouquíssimos erros em comparação com um ser humano. Isso significa que as chances de que algo saia do seu controle são mínimas, o que é excelente para qualquer empresa que lida com documentos e contratos de alto valor.

3. Resultados de produtividade mais consistentes

Uma dificuldade que muitos negócios possuem para se planejarem é justamente a inconsistência de resultados que ocorrem em vários setores. Nem sempre é possível garantir que uma tarefa vai consumir X horas do dia ou que vai gerar Y em receita, por exemplo. Boa parte disso se deve à flutuação na produtividade de qualquer pessoa.

Felizmente, uma máquina não possui humores. Ela não terá dias especialmente bons ou ruins, apenas algumas alterações de inputs, como o número de tarefas. Isso faz com que seus processos e resultados sejam bem mais previsíveis e fáceis de planejar.

4. Melhoria da experiência do cliente

Por fim, um RPA também ajuda a melhorar a interação com o cliente em diversos pontos. Respostas automatizadas não são sempre ideais, mas podem ajudar a manter o contato com novos leads até que um atendente esteja disponível para fornecer mais detalhes. Quanto melhor for a experiência do cliente, mais altas serão suas chances de conversão.

Agora que você entende como o RPA ajuda a produtividade, é hora de começar a usá-lo em sua empresa!

Robbi9 – Automação de Processos como Serviço

Robbi9 é a solução da Biti9 para Automação Robótica de Processos como Serviço.

Ele possibilita a automação, o suporte e o gerenciamento contínuos de seus processos, sejam eles de negócios, administrativos e de TI.

Algumas características do Robbi9:

  • Baseado em softwares líderes em automação de processos robóticos;
  • Estratégia e Roadmap de Automatização desenvolvidos em conjunto com o Cliente;
  • Identificação e avaliação de oportunidades de automação;
  • Projeto, construção, testes e implementação da automação de seus processos;
  • Hospedagem na nuvem com toda a segurança e disponibilidade;
  • Serviço de suporte e monitoração;
  • Serviço flexível e escalável (pacotes de horas);
  • Força de trabalho virtual.

Alguns benefícios do Robbi9:

  • Libera seus colaboradores de processos repetitivos e burocráticos;
  • Direciona o foco da equipe para realizar atividades de maior valor agregado;
  • Redução de custos operacionais;
  • Melhor conformidade através de trilhas de auditoria de todas as atividades;
  • Precisão e eliminação de erros;
  • Agilidade;
  • Redução dos tempos de processamento;
  • Aumento da Produtividade;
  • Execução ininterrupta (7×24);
  • Integração com seus sistemas legados sem necessidade de desenvolvimento de interfaces ou api´s;
  • Implantação rápida, permitindo rápido retorno do investimento;

De uma forma simples e rápida.

A proposta de oferecer RPA como serviço é permitir que as empresas comecem a usar RPA rapidamente e sem a necessidade de grandes investimentos, tais como infraestrutura, licenças e equipe.
Trata-se de uma forma rápida, simples e barata de começar a usar RPA e poder usufruir os benefícios de sua utilização, principalmente o aumento de produtividade e a redução de custos, sejam eles diretos ou indiretos.

Com maior flexibilidade

Com a contratação de RPA como Serviço, a ociosidade do Robô é mínima uma vez que você paga pelas horas contratadas, dentro dos pacotes de horas que melhor atender às suas necessidades.
Novos processos podem ser implementados ao serviço, de forma flexível, sempre que for necessário.
Caso haja necessidade de aumento de horas de execução, basta migrar para um pacote com mais horas de processamento.

Com maior escalabilidade

A Escalabilidade do serviço produz competitividade pois está relacionada diretamente a redução dos custos operacionais.
É muito mais econômico do que comprar licenças, infraestrutura e montar equipe.

Com maior segurança

É totalmente seguro, da mesma forma que a utilização on-premises.
Os robôs trabalham de forma segura dentro de um ambiente controlado e monitorado.
É importante ressaltar que os robôs são usuários de sistemas como um ser humano, ou seja, ele terá um login, senha e direitos de acesso conforme política de segurança do cliente.
O robô, a exemplo de um ser humano, só poderá executar as ações que lhe forem permitidas.
O desempenho e a funcionalidade do robô são constantemente monitorados.

Robotic Process Automation (RPA): chegou a hora de investir nessa solução!

Você já ouviu falar em RPA, ou Robotic Process Automation? Se a sua empresa precisa lidar com muitos processos repetitivos e escaláveis de forma rápida e otimizada, então este post foi feito para você.

Continue lendo e descubra por que o RPA pode ser a solução que você estava procurando para aumentar a produtividade e a qualidade na sua organização. Saiba como ele funciona, quais as suas vantagens e como implementá-lo no seu negócio. Confira!

Como funciona o Robotic Process Automation?

Como o próprio nome já diz, a tecnologia do RPA envolve a automação de processos de robótica. Trata-se de um software robô que trafega na camada de visualização dos sistemas, replicando as ações do usuário e interagindo com diversas atividades feitas na operação.

Em outras palavras, o Robotic Process Automation é a técnica de automatizar as tarefas volumosas e repetitivas que integram os processos de negócios. Boa parte dos processos de emissão de nota fiscal e pagamento, por exemplo, são passíveis de automação.

É por isso mesmo que o RPA é cada vez mais procurado pelas empresas. Uma pesquisa da HFS Research feita com organizações de todo o mundo apontou a tecnologia como o principal interesse dos setores de TI dessas companhias.

Entre as áreas de negócio que mais estão investindo na solução, há destaque para as de Cliente e Suporte (33%), Vendas (27%), Abastecimento e Logística (22%) e Processamento de Pedidos (21%).

Outro dado relevante é que 43% dos vice-presidentes participantes da pesquisa pretendem investir significativamente em RPA. Por enquanto, as indústrias que mais investem no conceito são as de Alta Tecnologia (53%) e Serviços Financeiros (44%).

Outro levantamento, agora da Forrester Research, estima que o Robotic Process Automation movimentará cerca de US$ 2,9 bilhões em 2021 — um grande salto em relação a 2016, quando atingiu US$ 250 milhões.

Quais são as vantagens de investir no RPA?

Um estudo realizado pela Accenture apontou, recentemente, que a aplicação do RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela empresa na realização de atividades antes executadas manualmente.

Mas, para que o investimento na tecnologia se justifique, essas tarefas a serem automatizadas devem ser repetíveis, escaláveis e em grande volume.

Quando integrado à Computação Cognitiva e à Inteligência Artificial, o RPA faz com que a prestação de serviços fique muito mais ágil, eficiente e produtiva, reduzindo de maneira considerável os custos operacionais.

Por ser um método automatizado, todos os possíveis erros humanos no processamento de informações são eliminados: o robô não tem erros de recebimento, leitura, entendimento, digitação ou esquecimento. Não bastasse isso, ele é capaz de executar essas tarefas operacionais sem interrupção, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Isso significa que, se o seu negócio exige uma carga de pessoas muito grande e diversos turnos para resolver um processo repetitivo, o Robotic Process Automation pode assumir essa função e impedir que você assuma alguns riscos trabalhistas.

Outro ponto importante é a produtividade da tecnologia, já que a capacidade de processamento de um robô é, pelo menos, três vezes maior que a de um ser humano. Além disso, a solução possui ferramentas e controles que guardam e auditam as informações de cada etapa do processo, permitindo entender posteriormente quais as decisões tomadas em situações de exceção.

Ao controlar e quantificar cada execução realizada, também fica simples comparar os gastos antes e depois da aplicação do RPA, facilitando o cálculo do retorno sobre o investimento.

Como o RPA ajuda na transformação digital da empresa?

Quando uma empresa tem um processo repetitivo já desenhado, estruturado e em pleno funcionamento, a tecnologia do Robotic Process Automation é capaz de aprender as situações automaticamente, já que utiliza Inteligência Artificial e Deep Learning.

Assim, a padronização de serviços repetitivos é feita com muita qualidade e a mão de obra humana dedicada a essas tarefas é brutalmente reduzida, liberando o capital intelectual dos seus colaboradores para atribuições muito mais nobres e criativas.

Quando reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas e manuais, as pessoas passam a focar sua atenção às atividades em que realmente podem aplicar o seu talento e conhecimento, gerando muito mais valor para a organização.

Com isso, fica claro que o RPA é um aliado no ganho de produtividade — e não um vilão que vai cortar empregos ou dar ainda mais trabalho. Com ele, sua empresa atinge o ápice da transformação digital e muda radicalmente a maneira como ela interage com a tecnologia.

Como implementar o Robotic Process Automation?

Conforme explicamos anteriormente, a base do RPA é entender o processo de trabalho e assumir todas as atividades repetitivas que não demandam inteligência humana. Seu grande objetivo é ser simples, trabalhando em um processo que dê rápido retorno à empresa e elimine toda a força de trabalho desnecessária.

Ao procurar um fornecedor da tecnologia, sua empresa passará por um mapeamento para identificar as atividades passíveis de serem automatizadas. Esse trabalho de orientação ao cliente é o grande diferencial de um prestador de serviços de confiança.

Feito isso, o processo de implementação começa pela aprendizagem do robô, que precisa aprender todas as regras e o trabalho que deverá executar. Nesse processo, o fornecedor vai desenvolvendo cada uma das ações.

Imagine o robô como uma criança que está aprendendo a colocar o cadarço no sapato e a amarrar pela primeira vez. Ele precisa aprender primeiro a colocar o sapato. Depois, a puxar o cadarço, em seguida a amarrá-lo e, por fim, fazer o laço. O processo é gradativo e validado em etapas.

Uma vez implementado, há ainda um acompanhamento do RPA. Como qualquer serviço contratado, sua empresa receberá as ferramentas necessárias para o início das atividades.

Em geral, sua empresa paga pelo software robô, pelo servidor e depois pelo serviço de manutenção. É possível, ainda, contratar o robô por horas de execução — e não necessariamente toda a estrutura.

Assim, o funcionamento do serviço acontece quase como na lógica do SaaS (Software as a Service): o robô é colocado na nuvem e você solicita o seu uso de acordo com as necessidades da sua empresa. Muito prático, não?

Percebeu agora como o Robotic Process Automation pode contribuir significativamente para a sua empresa atingir um novo patamar? Se você ficou interessado e deseja receber mais informações sobre o assunto, entre agora mesmo em contato com a gente. Teremos o maior prazer em ajudar. Até o próximo artigo!

Robbi9 – Solução que reduz em até 40% o custo com Back Office

Solução que reduz em até 40% o custo com Back Office

Robbi9, solução que automatiza processos administrativos com foco em aumento exponencial de produtividade e redução de custos. Após implantada, pode reduzir custos com Back Office em até 40% e os custos de processamento em até 80%.

“Gerir o back office está cada vez mais complexo. Identificamos um nicho importante ao observar que empresas ampliam sua capacidade por meio de inclusão de mão de obra”, afirma Martin Luther, fundador da BITi9, que complementa: “diante disso, propomos que muitas atividades sejam completamente automatizadas, com ganho significativo de produtividade”.

Em operações de Recursos Humanos, Logística, Administrativas, Tecnologia da Informação e de Centro de Serviços Compartilhados (CSC), o Robbi9 aumenta a eficiência ao centralizar as operações e processos.

Com isso, a empresa não precisa mais investir em customizações complexas de sistemas ou aumento da força de trabalho.

Robbi9, como foi batizada a solução, é um Robotic Process Automation (RPA) termo mais comumente utilizado entre os desenvolvedores da tecnologia, ainda pouco difundida no Brasil. “Com ele, é possível mapear e automatizar uma série de processos administrativos, como os relacionados com emissão e recebimento de notas fiscais, busca e preenchimento de informações repetitivas de clientes e fornecedores”, salienta Martin Luther.

As principais funções do RPA são:

  • Otimização completa de processos repetitivo liberando funcionários para atividades mais estratégicas;

  • Integração com diversas tecnologias;

  • Migração de dados entre sistemas não compatíveis;

  • Documentação de todas as etapas do processo;

“O Robbi9 acrescenta uma camada de automatização, integrando tecnologias já existentes sem mudanças drásticas e com ganhos altamente escaláveis. Seus resultados em termos de redução de custos e de erros podem ser percebidos em curto prazo”, finaliza Martin Luther.

Automação de Processo da área de finanças: como isso tem ajudado esse setor

A automação de diversos processos dentro das empresas expandiu consideravelmente as possibilidades de trabalho em diversos setores, desde o atendimento ao cliente até a administração de dados. Um tema que tem ganhado bastante força nesse meio é a robotização da área de finanças.

O Robotic Process Automation, ou RPA, é como chamamos a automação de certas tarefas por meio de softwares dedicados, também conhecidos como “robôs”.

O objetivo aqui é simples: deixar as tarefas mais repetitivas e tediosas para a máquina e permitir que os humanos se dediquem a outras áreas. Mesmo dentro da área financeira, esse recurso é muito interessante.

Se você quiser entender mais sobre o tema, veja estes 4 benefícios que o RPA pode trazer para sua área de finanças.

Aumento da produtividade

Quem trabalha em finanças sabe que boa parte do seu dia de trabalho se resume a preencher planilhas, completar contas e conferir se todos os itens estão organizados.

Obviamente, isso preenche a definição de trabalho “repetitivo e tedioso” que já mencionamos.

Ao adotar um software automatizado para realizar parte desse trabalho, é possível que o mesmo profissional possa processar mais tarefas em menos tempo. Esse aumento de eficiência significa uma maior rentabilidade para a equipe como um todo no médio e longo prazo.

Diminuição de despesas

A robotização da área de finanças, em especial por conta do aumento de produtividade, promove a diminuição de despesas, isso porque a relação entre o que é investido e o retorno se torna muito vantajosa.

Minimização de erros

Todo ser humano comete erros, mas esse risco é agravado quando há alguma tarefa muito repetitiva e cansativa envolvida. Após algumas horas de trabalho, mal é possível raciocinar os dados de uma planilha ou tópicos em um documento.

Existem exemplos de prejuízos causados por erros humanos. Um deles aconteceu em 2014, quando o Greenpeace, por conta de uma falha de cálculo, perdeu 3,8 milhões de euros.

Parte desse problema pode ser evitada com a ajuda da robotização da área de finanças. Por exemplo, um sistema conseguirá registrar e detectar todos os vencimentos de contas a pagar ou, ainda, dos impostos que devem ser administrados, evitando desde problemas na hora do lançamento quanto no controle de prazos.

Com isso, não há chance de atrasos ou de pagamentos de multas, problemas que podem ser evitados com a robotização. Isso ocorre porque, além de uma máquina não sofrer com distração ou fadiga, o próprio colaborador terá menos informações com as quais se preocupar. O resultado disso é uma diminuição considerável de erros pelos dois lados.

Maior escalabilidade da solução

Um dos motivos para muitas empresas darem preferência a essas soluções de software é sua flexibilidade e escalabilidade. Em vez de se prender a uma ferramenta que só atende as demandas da empresa no estado atual, você pode personalizá-la para que se encaixe em suas necessidades a cada momento. Isso facilita a reestruturação do negócio à medida que ele cresce, evitando que você perca diversas oportunidades.

Agora que você entende melhor os benefícios da robotização da área de finanças, é hora de considerar este investimento. Ainda não está convencido? Então leia este outro artigo e veja por que você deve investir em RPA hoje.