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Integrando Sistemas com RPA

Sempre que mencionamos que uma das principais utilizações de RPA é a integração de sistemas, a primeira reação é a de dúvida. Isso porque poucos conseguem visualizar a utilidade de RPA neste processo, muitas vezes por acreditarem que a integração através de API’s ou importação/exportação é a melhor opção ou por não conhecerem RPA e as possibilidades de seu uso.

Antes de começar a explicar ou demonstrar como a adoção de RPA permite a integração de sistemas de forma rápida e segura, abordaremos alguns detalhes, relacionados ao “parque” de sistemas usados, que são comuns a muitas empresas, e os desafios e riscos da integração quando da aquisição de um novo sistema. Após a abordagem destes itens, e, em conjunto, a identificação pelo cliente de situações análogas em sua empresa, explicaremos de forma simples e direta como a adoção de RPA facilita a integração.

A grande maioria das empresas, por causa do crescimento e da necessidade de melhorar sua produtividade e qualidade, possuem um “parque” com vários sistemas, podendo ser corporativos ou especialistas, adquiridos no mercado, desenvolvidos internamente ou sob encomenda.

Sempre que um novo sistema/aplicativo é implementando, um dos principais desafios é integra-lo com os demais do ‘parque”, quando se fizer necessário.

Em alguns casos, devido a “idade” de alguns sistemas em uso, os famosos “Sistemas Legados”, não existem API´s ou integrações nativas disponíveis, obrigando o desenvolvimento destas, seja internamente ou sob encomenda.

Muitas vezes, o desenvolvimento destas integrações obriga a gravação direta na Base de Dados, que apesar de ser válida, é muito perigosa. Tal procedimento requer um conhecimento profundo do modelo de dados, principalmente do relacionamento das entidades.

A complexidade da adoção da gravação direta é ainda maior quando se trata de Base de Dados de aplicativos maiores.

Outro perigo é com relação a validação dos dados a serem gravados, pois dependendo do sistema/aplicativo as validações são efetuadas no front-end e não na base de dados.

Algumas vezes, um outro desafio é encontrar, seja dentro da empresa ou no mercado, profissionais que conheçam o sistema para desenvolver/implementar as integrações necessárias. Em alguns casos, a solução é implementar a “integração humana”, ou seja, contratar pessoas que darão entrada nas informações no novo sistema, copiando as informações dos demais sistemas envolvidos.

A adoção de RPA possibilita a integração de sistemas de forma rápida e segura, sem a necessidade de desenvolvimento de novas API’s ou processos de importação/exportação e sem os riscos expostos acima. Isso se dá, porque o “robô” irá acessar o sistema de origem, copiar as informações apresentadas em tela (já validadas e tratadas), acessar o sistema destino e, por fim, inserir as informações, que serão validadas e tratadas.

O “robô” não precisará interpretar nenhum dado ou aplicar nenhuma regra de negócio, o que torna o processo muito mais seguro e rápido, ele atuará como se fosse uma pessoa dando entrada dos dados, ou seja, ele irá imitar as ações de um usuário.

Com RPA é possível integrar qualquer sistema, inclusive aqueles que dependem da “integração humana”, onde um usuário “transporta” manualmente as informações de um sistema para outro, reduzindo custos, aumentando a produtividade e a assertividade com segurança e taxa de erros zero.

Escalabilidade: o que é e por que é importante para a minha empresa?

O crescimento de um negócio é um processo ativo. Só com planejamento e esforço é possível agregar valor à empresa, aumentar seu ROI e manter um ritmo de desenvolvimento estável. E uma característica que está diretamente atrelada a esse crescimento é a escalabilidade da empresa.

Talvez você já tenha ouvido falar desse termo, mas não saiba bem como ele se aplica em seu negócio. Bem, é por isso que estamos aqui! Vamos falar um pouco sobre o seu significado, sua importância dentro do ambiente corporativo e como você pode aplicar esse conceito para gerar inovação e melhores resultados. Acompanhe.

O que significa o conceito de escalabilidade?

Essa palavra pode parecer um pouco estranha, mas seu significado é relativamente simples. Um sistema, modelo de negócios ou processo escalável é aquele que pode ser aplicado em diferentes proporções (escalas).

Para que uma empresa seja considerada escalável, seus processos devem possuir 3 características principais:

  • é algo que pode ser ensinado;
  • possui alto valor para a empresa;
  • pode ser reproduzido em diferentes contextos.

Por que a escalabilidade é importante para a empresa?

Um negócio escalável apresenta uma série de benefícios e vantagens em relação aos mais tradicionais. Como já mencionamos, o crescimento consistente da organização depende de uma série de fatores que exigem que você trabalhe regularmente para nutrir o negócio e elevar seus resultados. Algumas das vantagens que você pode obter nessa troca são:

Maior flexibilidade dos processos

Como dissemos antes, um sistema escalável pode ser reproduzido facilmente, independentemente de suas proporções. Isso significa que a mesma solução pode ser aplicada nos diferentes estágios de desenvolvimento do negócio, em outros setores ou mesmo filiais.

Com um sistema mais flexível, haverá menos peso em cada novo investimento feito na empresa. Já que a mesma estrutura não precisa ser reconfigurada, ela vai continuar funcionando a todo vapor no seu novo contexto.

Focar na construção de valor para a empresa

Não adianta em nada investir na escalabilidade de um sistema se ele não agrega valor aos seus processos. O objetivo ainda é o crescimento da empresa, afinal. Porém, o fato de você buscar uma empresa mais escalável já contribui muito para a construção de valor dos seus processos e recursos.

Evita a estagnação da empresa

Você provavelmente já viu excelentes negócios perdendo espaço no mercado por terem dificuldade em se adaptar às mudanças no mercado. Novas tecnologias e soluções surgem todos os dias e elas precisam ser incorporadas. Se você se prender a métodos que “sempre deram certo”, não há garantia de que vão funcionar do mesmo jeito sempre.

Buscar ativamente soluções mais escaláveis e compatíveis com os seus objetivos na empresa ajuda a manter seu negócio flexível sem perder desempenho. E, ao se adaptar às novas demandas, você também assegura a longevidade do negócio.

Agora que você entende melhor o conceito de escalabilidade e sua importância, pode começar a aplicá-lo dentro do seu negócio para melhorar o desempenho dos seus processos. Se quiser tirar mais alguma dúvida sobre o tema, deixe um comentário logo abaixo e responderemos.

Saiba como integrar sistemas de forma eficiente e sem erros

Aplicar a tecnologia na gestão de negócios é algo cada vez mais fundamental. Há ferramentas simples e gratuitas, que podem ser usadas pela equipe no dia a dia, além das mais complexas, que exigem investimento e cooperação de vários profissionais. Porém, para tirar o maior proveito desses recursos, você deve aprender como integrar sistemas de forma eficiente.

A integração de sistemas, como o nome já indica, é a união de diversos sistemas para que eles comecem a trabalhar com o máximo possível de sintonia. No lugar de cada um gerar seu próprio banco de dados, por exemplo, todos recorrem a uma mesma central de informação. Isso ajuda a reduzir custos, melhorar o desempenho e elevar a qualidade do seu produto para o cliente final.

Está pensando em começar, mas ainda não sabe direito como integrar sistemas corretamente? Então veja aqui algumas dicas para fazer isso de forma eficiente:

Equilibre processos e sistemas em seu planejamento

Na hora de definir seus objetivos para a integração de sistemas, é bem comum que alguns gestores percam de vista os processos atuais de sua empresa e comecem a mudar completamente a forma como todos trabalham. Refinar e alterar processos faz parte da evolução da empresa, mas é sempre importante pensar em como isso afeta sua produtividade.

Priorizar a manutenção dos processos significa perder oportunidades de inovação em seus sistemas. Enquanto isso, priorizar seus sistemas significa que sua equipe terá que se adaptar muito rapidamente a uma nova forma de trabalhar. Equilibrar estas duas demandas é vital para manter o desempenho durante sua integração.

Foque em soluções definitivas, não paliativas

Mesmo sabendo como integrar sistemas, ainda é tentador para muitos gestores buscar soluções temporárias, rápidas e baratas. Porém, como você já deve ter notado, elas não costumam ser tão rentáveis e, na verdade, depender delas pode sair ainda mais caro.

Investir um pouco mais em soluções permanentes de integração é sempre o mais recomendado. Todos os projetos devem ser planejados e definidos de acordo com o escopo do negócio, pensando em como serão usados agora e no futuro.

Tenha uma visão holística

A integração de sistemas não pode ser pensada de forma unidimensional. Qualquer investimento deve beneficiar todos os colaboradores envolvidos, seja de forma direta ou indireta.

Ao definir sua próxima ação, por exemplo, você deve levar em conta o seu estágio atual e como sua empresa está adaptada. Se suas integrações ainda forem muito simples, é hora de buscar uma ferramenta de intermediação. Se já houver bastante proximidade entre os sistemas, seu foco deve ser a capacitação da equipe e transparência destes processos.

Busque ferramentas de gestão e automação

Para melhor administrar esses sistemas, o melhor é ter algum software de gestão que permita automatizar certos processos. Especialmente os mais repetitivos e escaláveis. Um exemplo aqui é o Robotic Process Automation, também conhecido como RPA. Com ele, é possível reduzir os custos de diversos processos e gerar registros imediatos para todas as atividades realizadas.

Agora que você já entende um pouco mais sobre como integrar sistemas de forma eficaz, é hora de se planejar para esta inovação. Acha que vai precisar de mais ajuda nesse ponto?

Versatilidade e automação: 8 exemplos de uso do RPA

O mundo contemporâneo está passando por diversas mudanças. As empresas estão buscando, cada vez mais, maneiras para aliar qualidade, produtividade e redução de custos, por meio de processos mais eficientes.

A forma mais usual de conseguir unir esses aspectos se dá pelo investimento na automação de processos. A “bola da vez” é o Robotic Process Automation, também chamado de RPA.

Um dos principais usos do RPA é a substituição de atividades que tenham um ciclo de repetição muito grande. Em outras palavras, processos que só poderiam ser realizados por meio da intervenção humana passaram a ser automatizados, aumentando a produtividade dos negócios.

Então, tarefas repetitivas foram “delegadas” para um sistema RPA, permitindo que os profissionais tenham mais tempo para se dedicar a outras tarefas, que só um ser humano pode realizar.

Nesse sentido, podemos afirmar que essa tecnologia pode ser empregada em qualquer área de negócio. Fantástico, não é mesmo? Para saber mais, continue a leitura deste artigo e veja 8 exemplos de versatilidade e automação de usos do RPA.

1. Melhore o processo de cobrança de clientes

Um dos melhores usos do RPA é para a automatização do processo de cobrança de clientes, bem como toda a comunicação que sua empresa tem com os consumidores, desde as mais simples até as mais complexas.

Atividades, como o envio de um e-mail automático, são facilmente realizadas por meio de um RPA. Em empresas de call center, pode-se utilizá-los para registrar as atualizações, verificar os pedidos, abrir o histórico de dados dos clientes e outras tarefas.

Sendo assim, podemos afirmar que essa tecnologia pode ser útil para a automatização de inúmeras atividades que envolvem o relacionamento com os clientes, como o setor de cobranças e a área de vendas.

​2. Automatize a geração de relatórios

Os robôs também podem ser empregados para automatizar a geração de relatórios, independentemente do tipo de documento. É importante deixar claro que a elaboração de um relatório é, na maioria das vezes, a união de vários dados em um único documento.

A interpretação desses relatórios ainda é uma atividade executada por seres humanos, mas a elaboração pode ser simplificada. Assim, os profissionais não perderão tempo executando os documentos, podendo concentrar seus esforços em sua análise.

3. Simplifique a realização de cálculos complexos

A realização de cálculos complexos é mais um dos usos do RPA que destacamos. É preciso lembrar que um cálculo nada mais é do que um conjunto de operações matemáticas.

Então, essas operações podem ser automatizadas, diminuindo consideravelmente o número de falhas no processo. Todas as informações obtidas serão fornecidas de acordo com a programação passada para os robôs, evitando erros humanos.

4. Monitore as tarefas automatizadas

Os RPAs também podem ser empregados para monitorar tarefas que já estão automatizadas, verificando sua eficiência. Atividades, como o recebimento de um pedido e a verificação de pagamento, são exemplos de tarefas automáticas que devem ser monitoradas.

O monitoramento será de grande valia para que você possa identificar padrões, gargalos, falhas e pontos de melhoria. Toda a gestão de sua empresa poderá passar por inovações, refinando a prestação de serviços, aumentando a qualidade e melhorando sua imagem perante o mercado.

5. Gerencie o banco de talentos do RH

É comum que as empresas tenham um banco de dados com currículos e informações sobre seus colaboradores e sobre candidatos que participaram de processos seletivos. Muitas empresas recorrem a essas informações quando surgem novas vagas.

Contudo, acessar esses dados e buscar por profissionais que se ajustem às respectivas vagas é um trabalho excessivamente dispendioso. Então, pode-se utilizar um robô para encontrar os profissionais cujo currículo é compatível com a descrição do trabalho.

Os profissionais responsáveis pelo processo seletivo terão de avaliar os currículos selecionados e entrar em contato com os candidatos (se o envio de e-mails não for automatizado).

Mais uma vez, o RPA é empregado em uma atividade rotineira, provendo mais tempo para análise das informações. Assim, aumenta a chance de o resultado final ser melhor, trazendo benefícios para a empresa.

6. Acabe com as contas fraudulentas

O encerramento de contas fraudulentas é mais um dos usos do RPA que merece destaque. Várias empresas contam com sistemas de contas, no qual os clientes se cadastram.

Os cadastros podem ser utilizados para a realização de compras, acesso a informações, transferência de dados, entre outras atividades. Entretanto, a Internet não é um ambiente 100% seguro.

A cada dia, o número de vírus, malwares e ransomwares surge, podendo causar grandes prejuízos. Além de contar com um sistema de proteção adequado, pode ser interessante garantir o encerramento de contas fraudulentas.

Essas contas podem ter sido criadas por falsos usuários que estão atrás de determinadas informações ou por vírus e outras ameaças, que estão procurando invadir o seu sistema.

Então, nada melhor do que eliminar seus cadastros, garantindo segurança para que as atividades de sua empresa possam ser normalmente realizadas. Pense nisso!

7. Tenha um melhor processamento de pedidos

O processamento de pedidos é o último dos usos do RPA que destacamos. É preciso deixar claro que todas as empresas, sejam elas físicas, sejam elas virtuais, têm uma etapa de processamento de pedidos (mesmo que o nome seja outro).

Essa é uma das etapas mais importantes, pois é nela que os clientes escolhem seus produtos e determinam o que será adquirido. Em uma empresa física, por exemplo, o processamento é realizado pelo vendedor.

Empresas virtuais, na maioria das vezes, já contam com a devida automação desse processo, uma vez que os clientes escolhem os produtos e, imediatamente, podem realizar a compra.

O uso de robôs nessa etapa será essencial para aumentar a produtividade de sua rotina e garantir que os itens selecionados são os mesmos escolhidos pelos clientes. O índice de erros no envio dos produtos e de reclamações diminuirá consideravelmente.

Integrar o sistema de pedidos com a gestão de estoque pode ser uma excelente prática. Assim, à medida que os produtos forem vendidos, um pedido será enviado automaticamente para os fornecedores, informando a necessidade de adquirir determinados itens.

Dessa maneira, os responsáveis da empresa poderão se preocupar com assuntos mais importantes, como a gestão do negócio. Os diversos usos do RPA otimizarão as atividades, permitindo que sua empresa se destaque no mercado.

8. Atente ao baixo custo de investimento

Por fim, mas não menos importante, é fundamental destacar o baixo custo de investimento exigido pelos RPAs. Você deve estar pensando: “então, esse tipo de recurso não exige um alto investimento e os resultados obtidos são rápidos? Não pode ser verdade!”

Contudo, essa é a mais pura verdade, diferentemente de outras tecnologias da indústria 4.0. Os RPAs também são muito fáceis de operar, porém, ao substituir mão de obra por robô, é preciso estar ciente de que problemas não serão tão fáceis de serem resolvidos.

Para tanto, deve-se conhecer o processo desenhado para que os robôs executem determinada função, tornando a resolução de problemas mais simples. No futuro, será necessário ter uma área específica para cuidar dos diversos usos do RPA.

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou dos exemplos de usos do RPA que destacamos?

O que é RPA e para quais tipos de empresa ele é recomendado?

Com o mercado cada vez mais acirrado e a crescente necessidade de inovação, algumas empresas que o RPA é recomendado já estão começando a colher os frutos das aplicações dessa tecnologia: redução de custos e erros, melhor integração dos sistemas internos e, consequentemente, mais agilidade no dia a dia. A grande vantagem é que o número de setores que pode ser beneficiado é grande e continua crescendo com o tempo.

Quer saber mais sobre em quais áreas o RPA pode ser aplicado para gerar benefícios reais? Leia os tópicos a seguir.

O que é RPA?

RPA é uma tecnologia que consiste na utilização de programas de computador para executar atividades. É levemente diferente dos modelos de inteligência artificial por ser um pouco menos autônomo, como explicamos em detalhes neste outro artigo. Por conta disso, é recomendado para processos manuais repetitivos, que não requerem a complexidade que envolve a tomada de decisões.

Com o RPA implementado, há uma redução considerável no número de funcionários executando operações cansativas e desgastantes. Ou seja, eles ficam livres para funções mais estratégicas. Também permite que os gestores se concentrem em aspectos mais pertinentes ao modelo de negócios, em vez de se preocuparem com problemas simples do dia a dia.

Quais os principais benefícios dessa ferramenta?

Uma das vantagens é o aumento da precisão nas atividades. Afinal, o índice de erros é muito menor quando há robôs realizando tarefas, justamente, porque eles não se cansam, nem se distraem: são programados com um objetivo e seguem fiéis a ele até o fim.

Isso gera uma diminuição no tempo das atividades, criando também a possibilidade de que vários processos sejam manipulados simultaneamente à medida que se eleva o nível de qualidade dos produtos/serviços. Em suma: auxilia diretamente a produtividade.

Escalabilidade é uma palavra-chave hoje em dia, principalmente, porque, para atender às demandas do mercado, é natural que uma empresa mude bastante e busque novas abordagens. O RPA auxilia nisso também, afinal, robôs são mais flexíveis do que seres humanos e se adaptam com mais facilidade às novas funcionalidades.

Com tudo isso, as empresas poderão focar em agradar mais os seus clientes, gerando valor e criando vantagem competitiva no mercado.

Quais empresas que o RPA é recomendado?

Companhias de diferentes nichos podem sofrer impactos positivos com a aplicação do RPA —desde que possuam atividades burocráticas e repetitivas, mas vitais. Por exemplo, empresas de tecnologia podem contar com um sistema que gerencia arquivos, pastas, backups e uploads, evitando a incidência de erros que podem ser custosos. Já as de contabilidade, poderão implementar um software para lidar com notas fiscais, relatórios e com o atendimento ao cliente.

No setor de RH de qualquer empresa, o RPA pode ser aplicado para gestão de pagamentos e administração de relatórios e documentos com informações dos funcionários. Na logística, os sistemas gerenciam a papelada referente às frotas, contratos e produtos. Já no setor financeiro, a tecnologia é recomendada para preenchimento de planilhas e organização de contas, por exemplo.

Além desses exemplos, a automatização tem sido usada com muito sucesso no setor de atendimento ao cliente, auxiliando conjuntamente o departamento de marketing e o de vendas. Com um sistema que manipula bem os dados, é possível lidar com pastas com agilidade e ser preciso nas respostas e na solução de problemas. Dessa forma, os consumidores são beneficiados e as marcas também, já que o valor delas aumenta.

Ou seja, o RPA é uma tecnologia altamente flexível, que pode ser aplicada em qualquer negócio, em diversos setores, e gerar vantagens concretas para os empresários e gestores.

Agora que você já sabe quais empresas que o RPA é recomendado, deixe um comentário contando o que você acha dessa poderosa ferramenta.

Como obter sucesso com automação de processos

A automação de processos (RPA) está revolucionando nossa força de trabalho, criando uma forma de trabalho nova e disruptiva. As organizações estão sentindo a pressão para descobrir como isso irá funcionar no dia-a-dia.

Quem está investindo nessa nova força de trabalho, chegou à conclusão de que os processos estão sendo realizados com mais rapidez e menor custo, assim liberando seus recursos para se concentrarem em trazer inovações para negócio ou melhorias.

A lista de organizações que estão correndo para investir em RPA é longa, desde o setor financeiro até a indústria.

As empresas do setor financeiro estão com foco na redução dos custos e ao mesmo tempo proporcionar melhor e mais rapidez ao atendimento do cliente com processamento de transações mais rápidas.

Já na indústria, confiam o RPA para monitoramento de qualidade de processos de fabricação e estoque.

Conforme os investimentos em mais processos automatizados estão sendo feitos, são adquiridos experiências e aprendizados na implementação do RPA.

Aqui estão alguns aprendizados já adquiridos:

1. Tudo ao seu tempo

Automatizar processos é estimulante e gera grande empolgação nas organizações, cenário no qual se torna comum o desejo de automatizar quanto mais processos puderem e o mais rápido que puderem.
Essas mudanças devem ser feitas com cautela e um processo de cada vez, pois falhas na implementação podem causar interrupções no negócio.
Dedique um tempo para analisar cuidadosamente quais processos se beneficiariam com a automação e garanta que esses processos estão sendo executados com sucesso, antes e depois da automação.

2. Tenha conquistas rápidas

Pode ser tentador entrar nesse mundo de automação e usar tecnologias disruptivas, mas é melhor começar pequeno, ir para processos simples que possam gerar grandes conquistas.
Nesse intervalo a organização passa a conhecer melhor essa nova tecnologia e a familiarizar com as mudanças que isso irá trazer no dia-a-dia.
Com essas pequenas conquistas você irá adquirir bagagem para enfrentar processos mais complexos da organização.

3. Mantenha todos informados

A automação dos processos com uso de RPA pode significar grandes mudanças nos negócios da organização. Dedique um tempo e orçamento para educar a organização quando a essas mudanças, pois a medida que começar a implementar todos vão querer saber e entender essa nova forma de trabalho.

4. Priorize seu planejamento

Adote o RPA com objetivos bem definidos e documentados.  Pense na mudança que o RPA irá trazer ao negócio e trate da maneira como você trataria a introdução de um novo produto no mercado.

5. Conheça bem os processos de negócio

Mapear os processos de negócio com todos os detalhes, fará com que você crie um canal entre a equipe de desenvolvimento do RPA e a área de negócio. Assim será possível coletar informações como frequência de execução, exceções à regra e saídas do processo. Com isso você trará uma melhor qualidade na automação desse processo.

Entenda de uma vez por todas a diferença entre RPA e IA

Desde que matemáticos começaram a programar computadores, o objetivo é fazer com que as máquinas façam alguns trabalhos por nós. Com RPA e IA, isso não somente é possível como também é efetivo para gerar mais eficiência nos processos e reduzir custos.

Neste post, apresentaremos as diferenças entre essas duas tecnologias e as vantagens de utilizá-las.

Se quiser entender as possibilidades e como aplicar da melhor forma na sua empresa, confira todos os tópicos a seguir!

O que é RPA?

Um RPA (sigla para robotic process automation) é um software utilizado para executar tarefas repetitivas no lugar dos humanos.

Ou seja, é uma aplicação que visa automatizar processos, mas de uma forma que envolva menos interferência humana do que as estratégias tradicionais de automação.

Uma vez que os funcionários humanos não perderão tempo com atividades repetitivas, podem focar no que fazem de melhor e beneficiar ativamente a empresa.

O que é IA?

Inteligência artificial é a área que estuda como tornar computadores mais autônomos, capazes de tomar decisões relevantes e simular artificialmente o processo de pensamento e aprendizagem do ser humano.

As aplicações de IA, hoje em dia, são inúmeras: desde softwares de reconhecimento de voz à visão computacional, que são utilizados nas mais diversas áreas — como medicina, esportes e na indústria.

Como cada uma funciona?

Uma aplicação RPA pode ser configurada somente por programadores ou por funcionários comuns. São utilizadas como “aprendizes” dos funcionários e, depois de submetidas a um treinamento, podem executar funções específicas.

Aplicações dotadas de inteligência artificial são, geralmente, capazes de aprender e ir além de funções específicas, se preparando também para o inesperado. Lidam com uma quantidade imensa de dados e cálculos robustos para gerar resultados.

A principal diferença entre as duas tecnologias é que os sistemas de RPA são treinados para se especializar em determinadas tarefas e não para decisões complexas; ao passo que os de IA podem até prever o futuro.

Quais são as vantagens?

Redução de custos e de erros humanos, maior velocidade e eficiência são alguns dos benefícios de um RPA. É também mais fácil integrá-lo aos sistemas internos. Ademais, vale ressaltar que robôs fornecem maior segurança quando lidam com informações sensíveis dos clientes.

Seguem dois exemplos de aplicação de RPA: no RH, os robôs podem reduzir as possíveis ocorrências de problemas com relação à folhas de pagamentos, contratos, entre outros; já no setor de atendimento, um software altamente treinado poderá oferecer um suporte mais rápido e eficiente, auxiliando na fidelização dos clientes.

Uma inteligência artificial também pode auxiliar na fidelização dos clientes, atuando na predição das preferências de compra deles. Sem contar com a machine learning e as novas estratégias inovadoras que podem ser desenvolvidas, destacando a empresa no mercado.

RPA e IA: como implementá-los em conjunto?

Primeiro é necessário um estudo dos processos repetitivos de uma empresa e dos índices de produtividade atuais. Uma vez conhecidas essas informações, é possível procurar uma solução que busque otimizar esses valores.

Então deve-se iniciar a fase de treinamento do robô, usando um mapeamento dos passos e regras a serem seguidos. Assim, ele pode manipular a interface do usuário da mesma forma que um funcionário faria.

Com uma aplicação RPA existente, é possível torná-la mais autônoma e preparada para aprender ao mesclar com soluções de ciência de dados e estatística.

Um sistema de RPA, normalmente, é mais simples de implementar do que métodos tradicionais e consegue resultados mais efetivos. Além disso, a manutenção também é menos custosa por conta da flexibilidade.

Ferramentas de RPA e IA são imprescindíveis para quem deseja impulsionar os negócios, reduzir custos e otimizar os processos de trabalho. Se quiser saber ainda mais sobre essas tecnologias, não deixe de assinar a nossa newsletter e receba sempre conteúdos relevantes no seu e-mail!

Afinal, quais são os desafios ao implantar RPA? Nós explicamos!

Afinal, quais são os desafios ao implantar RPA? Nós explicamos!

Os robôs não podem ser considerados uma inovação, pois já estão entre nós há um bom tempo. Podemos dizer que a sua utilização no dia a dia está se tornando um caminho sem volta, principalmente por conta dos benefícios que eles oferecem.

Nesse contexto, os desafios do RPA (Robotic Process Automation), que é uma tecnologia capaz de automatizar processos de negócios, devem ser mencionados. Somente após superá-los torna-se possível automatizar qualquer atividade que seja repetitiva, escalável e de grande volume.

É preciso deixar claro que não estamos falando de uma tecnologia para o futuro, distante de nossa realidade — mas sim de uma nova tendência no mercado, que já pode ser empregada em seu negócio, deixando o seu dia a dia mais eficiente.

É válido lembrar que as empresas estão buscando cada vez mais a automação de processos. Contudo, existem inúmeras dificuldades em encontrar as melhores maneiras de se investir nesse tipo de funcionalidade. Nesse sentido, escrevemos esse texto: afinal, quais são os desafios ao implantar RPA? Continue a leitura para descobrir!

Você sabe o que é RPA?

O RPA, também chamado de Automação de Processos, funciona como um assistente virtual capaz de reproduzir atividades realizadas por seres humanos. Assim, tarefas repetitivas e manuais passam a ser realizadas de uma maneira automática e mais simples.

Os robôs conseguem realizar inúmeras atividades, como acessar sistemas corporativos, entrar em sites, enviar e-mails (com anexo, inclusive), tomar decisões (por meio de regras preestabelecidas), preparar relatórios, entre outras coisas.

Sendo assim, serviços como o cadastro de fornecedores, geração de dashboards, lançamento de notas fiscais, auditoria em processos, conciliação de pagamentos e tantos outros podem ser automatizados, não sendo preciso disponibilizar um funcionário para isso.

Desse modo, pode-se afirmar que a implantação do assistente virtual será uma grande vantagem para a realização de tarefas improdutivas, principalmente pelo fato de eles trabalharem 24 horas por dia, 7 dias da semana, aumentando a produtividade de toda a empresa.

Assim, os colaboradores poderão focar no que realmente importa: a execução do seu serviço, sem perder tempo com tarefas burocráticas. Esse é o principal benefício da implantação do RPA.

Quais os benefícios da robotização para as empresas?

Como já destacado, o aumento de produtividade e a possibilidade de se automatizar tarefas burocráticas é o principal benefício do uso da robotização em empresas. Contudo, existem outras vantagens que merecem destaque, como:

  • segurança;
  • escalabilidade;
  • redução de custos;
  • apoio estratégico;
  • melhor uso da capacidade dos profissionais.

Em termos de segurança, é válido afirmar que os sistemas atuais, apesar dos protocolos, não são 100% eficientes. Um pequeno deslize de um colaborador pode ser crucial para o vazamento de dados confidenciais. Uma solução RPA pode mitigar os impactos negativos desse processo e diminuir consideravelmente o risco de se perder informações valiosas.

Já a escalabilidade está diretamente relacionada ao gerenciamento das informações de uma maneira mais produtiva, economizando recursos, flexibilizando os trabalhos e aumentando a consistência da operação.

A redução de custos está ligada à melhoria de desempenho que todos os setores da empresa apresentarão, sendo preciso menos tempo e menos recursos para a realização de diversas atividades.

O apoio estratégico, por sua vez, está relacionado à concorrência acirrada do mercado e à necessidade de sobrevivência das empresas. Assim, elas estão buscando maneiras mais eficientes e inovadoras de atender às expectativas dos seus clientes — um objetivo que se torna mais alcançável com a ajuda do RPA.

Quais os principais desafios da implantação do RPA?

Obviamente, assim como qualquer nova tecnologia, a implantação desse recurso exige atenção das empresas. Existem desafios do RPA que exigem dedicação para que essa inovação seja um sucesso. Veja, a seguir, alguns:

1. Entender o que é automação de processos

O primeiro dos desafios do RPA é fazer com que as pessoas entendam o que é a automação de processos para que os recursos possam ser utilizados de maneira correta. Muitas empresas acreditam que o RPA deve ser utilizado para realizar o trabalho de um sistema de integração de informações, por exemplo. Contudo, essa não é a sua principal funcionalidade.

O RPA deve ser visto como uma força de trabalho virtual, utilizado para substituir atividades realizadas por humanos. Então, quando se fala nisso, sempre devemos ir além e analisar os benefícios de se trocar funcionários por um robô.

2. Adequar a empresa para novidades tecnológicas

O segundo ponto que merece destaque é a necessidade de adequação da empresa para implementação das novidades tecnológicas. Além disso, é preciso vincular essa estratégia às expectativas de curto, médio e longo prazo.

Em outras palavras, o desafio em questão é ajudar a empresa a escalar, automatizando processos e colocando um ou mais robôs trabalhando de maneira eficiente (em vez de ter um grande número de pessoas trabalhando em uma mesma tarefa).

3. Encontrar profissionais capacitados

Novos recursos tecnológicos devem ser implementados por profissionais capacitados para tal. Nesse sentido, pode-se dizer que não é tão difícil encontrar colaboradores que desenvolvam o RPA para automatizar processos.

O desafio em questão diz respeito a empresas e parceiros, que devem garantir que os ganhos da utilização de robôs seja concreto. Em outras palavras, quando o robô for implementado, deve-se garantir que ele opere de uma maneira segura, alinhado à estratégia do cliente e trazendo o devido retorno financeiro.

4. Fazer a integração de sistemas

A integração de sistemas também é um dos principais desafios do RPA. O ideal, no caso de empresas que apresentem um grande número de processos, é identificar quais podem ser integrados e qual o benefício de se fazê-lo.

Essa será uma maneira excelente de aumentar a produtividade. Uma compra realizada, por exemplo, será automaticamente cadastrada no setor financeiro. Outra vantagem é a capacidade de atualização de informações. Os colaboradores não correrão o risco de trabalharem com itens obsoletos, evitando maiores problemas.

5. Garantir o treinamento das equipes

O treinamento das equipes também é um dos principais desafios do RPA. É fundamental garantir que todos os colaboradores saibam o que deve ser feito para operar o novo sistema.

Além disso, é crucial que eles saibam interpretar as informações geradas pelo RPA, como relatórios e outros documentos. Assim, será possível garantir o sucesso na implantação desse recurso, bem como garantir melhorias nos resultados.

6. Certificar a colaboração dos profissionais

Certamente você já ouviu falar que, em um futuro próximo, os robôs serão capazes de realizar as mais diversas atividades, tornando-se capazes de “roubar” empregos. Sendo assim, um dos desafios do RPA é mostrar para os colaboradores que a entrada de robôs na empresa será uma vantagem, e não uma ameaça.

O aumento da produtividade não precisa estar diretamente ligada ao corte de pessoas. Existem maneiras de conciliar a redução de atividades operacionais com o aumento de serviços intelectuais. Isso significa que os robôs ajudarão os profissionais a inovarem e a se tornarem mais importantes para a empresa. Pense nisso!

Conseguir superar os desafios do RPA será uma grande vantagem para sua empresa, principalmente em termos de inovação e aumento de produtividade. Além de melhorar os resultados, o RPA possibilita aumentar a cartela de clientes e expandir sua atuação. Vale a pena investir nessa tecnologia, não é mesmo?

E aí, gostou do nosso artigo sobre os desafios do RPA? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Então, não deixe de entrar em contato conosco. Estamos prontos para ajudá-lo!

4 dicas práticas para aumentar a produtividade da sua empresa

Considerando o quanto o mercado atual é competitivo, cada ponto a mais de rentabilidade que você pode obter ao lado da sua equipe, melhor.

Mas isso não significa que você precisa exigir que todos trabalhem mais, mas sim criar formas de gerar resultados melhores com o mesmo tempo e esforço. É isso que significa aumentar a produtividade na empresa.

Há várias maneiras de alcançar esse objetivo, tanto em larga escala, afetando todo o negócio, quanto de forma pontual, corrigindo problemas individuais. Em todo caso, algumas dessas atitudes são bem práticas e podem se aplicadas rapidamente.

Quer conhecer alguns exemplos? Então, veja aqui 4 dicas para aumentar a produtividade da empresa:

1. Automatize tarefas repetitivas

Algo que atrapalha bastante a produtividade na empresa são aquelas tarefas que consistem em uma série de ações mecânicas repetidas à exaustão.

Se você já fez qualquer trabalho assim, sabe muito bem como sua rentabilidade cai ao longo do dia e tende a continuar baixa por várias semanas.

Na verdade, a maior parte dessas tarefas pode ser realizada muito melhor e mais rápido por uma máquina. Por isso existem softwares de automação para tantos desses processos. Além de serem mais eficientes que um ser humano, agora sua equipe terá mais tempo e energia para se dedicar a outras tarefas.

2. Use programas de incentivo à produtividade na empresa

Claro, a produtividade da empresa depende diretamente do empenho dos colaboradores. Há vários fatores que entram em jogo aqui, como a qualidade do pagamento, possibilidades de crescimento e, recompensas por metas alcançadas, entre outras coisas.

Institucionalizar essas ações pode ser o diferencial que você precisa para motivar sua equipe e fazer com que todos deem o melhor de si no dia a dia.

3. Mapeie e padronize processos

Informação e planejamento são os primeiros passos para melhorar o desempenho de um setor. Quanto mais você conhece os processos da sua empresa, maior será sua base para fazer alterações, formalizar esses procedimentos e replicá-los em outras áreas em que sejam mais relevantes.

Você pode começar com algo simples, como a adoção de uma ferramenta para melhor administrar cada equipe no dia a dia, avaliar os resultados e, com base nesse mapeamento, adotá-la em outras áreas.

Logo você verá como essas orientações contribuem para o desempenho da sua equipe.

4. Invista na capacitação da equipe

Profissionais com maior capacitação tendem a apresentar performances melhores do que aqueles que acabaram de começar suas carreiras. Porém, isso não significa que vão aprender tudo sozinhos e basta esperar que eles evoluam. Parte desse investimento pode e deve vir da própria empresa sempre que possível.

Oferecer cursos, treinamentos e até bolsas de estudo para seus colaboradores traz vários benefícios para sua produtividade. Sua equipe estará mais capacitada para trabalhar, você terá a oportunidade de fidelizar seus melhores colaboradores, garantindo também que seus negócios se beneficiem ao máximo.

Agora que você tem essas dicas, pode começar a elevar a produtividade na empresa sem problemas!

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Robotic Process Automation (RPA): por que você precisa investir nisso hoje?

Já mostramos aqui no blog que a Robotic Process Automation — ou simplesmente RPA — é uma tecnologia inovadora que automatiza os processos de negócios. Agora, você vai descobrir por que a sua empresa precisa começar a investir nisso imediatamente.

Continue lendo e veja como a RPA pode revolucionar o dia a dia do seu negócio, otimizando a mão de obra, facilitando os processos da empresa, ajudando na coleta de dados, promovendo a redução de custos e muito mais.

O que é e como funciona a RPA

A Robotic Process Automation refere-se a aplicativos de software (geralmente chamados de softwares robôs) que replicam ações ou tarefas exatamente como um ser humano, o que torna a tecnologia ideal para automatizar tarefas manuais repetitivas.

A RPA reúne muitas das palavras-chave tecnológicas que você ouviu na última década — automação, inteligência artificial (IA), machine learning, Big Data —, mas com uma importante diferença: ela realiza tarefas que antes eram consideradas difíceis de automatizar. Isso inclui gerenciamento financeiro, recursos humanos, cadeia de suprimentos e gerenciamento de TI.

As soluções de RPA podem variar de básicas a complexas, com a última abrangendo potencialmente muitos robôs interoperáveis ​​e tecnologias adicionais de IA:

  • automação básica lida com tarefas repetitivas e baseadas em regras que envolvem dados estruturados;
  • automação avançada utiliza tecnologias de IA, como machine learning e processamento de linguagem natural, para estender processos mais complexos que antes estavam fora do alcance da automação;
  • automação inteligente baseia-se nessas fundações para impulsionar a tomada de decisão autônoma, as melhorias contínuas nos processos e a orquestração instruída, a fim de reinventar os projetos de processos e criar formas de trabalho.

Como a RPA pode transformar a rotina do seu negócio

Investir em tecnologia é a forma mais rápida de se diferenciar no mercado e crescer de maneira relevante. Mas, antes de considerar a RPA, você precisa responder a uma questão crucial: existe alguma parte do seu negócio que pode ser automatizada?

Se a resposta for afirmativa, provavelmente há uma solução que pode ajudar a sua empresa a ter um desempenho melhor.

A Robotic Process Automation permite que a sua empresa aumente o desempenho, reduza os erros e otimize o fluxo de trabalho, ajudando as equipes de negócios a alcançarem resultados que vão além da capacidade humana.

Isso, por sua vez, leva a maior produtividade, o que reduz a sobrecarga e aumenta a lucratividade. Com isso, você consegue integrar a área de TI à de negócios e agregar valor tanto ao seu setor quanto à empresa.

A seguir, confira em detalhes como a RPA pode revolucionar o dia a dia do seu negócio.

Mão de obra

Ninguém pode trabalhar tão rápido quanto um robô — e ninguém trabalha a um custo tão baixo. A implementação da RPA pode reduzir o custo da mão de obra em 35% a 65% e iniciar o retorno do investimento em apenas seis meses.

Os ganhos de produtividade devidos à RPA são reais e mensuráveis. Há boas razões para o software robô ser muitas vezes apresentado como uma alternativa à terceirização de tarefas de entrada de dados. Estimativas de especialistas colocam a economia de custos da RPA sobre a terceirização em mais de 70%.

Embora as economias sejam substanciais, é importante observar que o objetivo da RPA não é automatizar empregos, mas tarefas: graças a ela, os funcionários deixam de fazer trabalhos burocráticos para se concentrar em atividades de maior valor agregado.

Processos operacionais

As empresas que conseguem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes são as que desfrutam de sucesso a longo prazo.

Como a RPA reproduz as ações humanas, ela não envolve alterações de codificação em seus aplicativos, tornando-se flexível e adaptável a praticamente qualquer negócio.

O seu ERP, CRM e aplicativos específicos do setor são candidatos ideais para a automação de processos robóticos — e um software robô pode funcionar em vários aplicativos simultaneamente, combinando seus processos de negócios e fluxos de trabalho exclusivos.

Ao reduzir os processos operacionais, você consegue focar sua força de trabalho em iniciativas estratégicas e tem mais recursos financeiros para investir na empresa.

Coleta de dados

Devido à transcrição, transposição ou descuido, a média de erros de entrada de dados nos negócios varia entre 2% e 5%. E, como bom profissional de TI, você sabe que os erros custam dinheiro, tanto para encontrá-los quanto para consertá-los.

Os softwares robôs são extremamente precisos: eles simplesmente não são suscetíveis à miríade de fatores que resultam em erro humano.

Como o processo de automatização é gradativo e validado em etapas, seus processos e fluxos de trabalho devem ser otimizados e livres de erros antes da implementação — ou o software RPA replicará esses erros.

Tomada de decisões

Todo gestor espera ter as informações estratégicas necessárias para tomar as melhores decisões possíveis. Geralmente, esses dados vêm por meio de relatórios. Esses documentos exigem muita extração de dados e consolidação de informações — é preciso, por exemplo, copiar, digitar, fazer planilhas e validar.

Quando todo esse processo é feito por um software robô, ganha-se muito mais agilidade e a certeza de que a informação será obtida e depositada nos locais certos. É o que chamamos de trabalho com precisão e consistência.

Com isso, a alta gestão consegue acesso antecipado a relatórios com informações precisas e consistentes — o que pode ser decisivo para tomar decisões mais assertivas e configurar uma vantagem e tanto em relação à concorrência.

Redução de custos

Uma vez implementado, há ainda um acompanhamento da RPA. Geralmente, você paga pelo servidor, o software robô e a manutenção. Além disso, em vez de pagar por toda a estrutura, o robô pode ser contratado por horas de execução.

Dessa maneira, o serviço acaba funcionando quase como um SaaS (Software as a Service): o robô fica na nuvem e você paga apenas pelo que for usado de fato. Prático e econômico!

O que fazer para implantar a RPA na sua empresa

Curiosamente, adotar a RPA não é tão complicado quanto parece. Pense nela como uma proposta de baixo risco e alta recompensa, que pode levar a empresa a novos patamares muito mais rapidamente.

Após vender o conceito aos seus colegas, a tecnologia pode ser incorporada de maneira relativamente rápida graças ao poder das ferramentas de software dedicadas a simplificar as funções específicas da empresa.

E aí, o que você está esperando para implantar a Robotic Process Automation na sua empresa? A concorrência já está investindo e aumentando a produtividade — e os seus clientes querem ser atendidos melhor e mais rápido.

Se você deseja saber mais detalhes sobre a implantação dessa tecnologia, entre agora mesmo em contato com a gente.